Ablauf von steuerlichen Aufbewahrungsfristen zum Jahreswechsel

Mit dem Ende des Jahres 2011 hat auch die steuerliche Aufbewahrungspflicht für einen ganzen Jahrgang von Unterlagen geendet, die nun vernichtet werden dürfen, und deren Entsorgung Platzgewinn im Büro verspricht.

Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen nur noch ab dem Jahrgang 2006 (6-Jahres-Frist) aufgehoben werden. Dasselbe gilt für Aufzeichnungen und Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten von Privatleuten mit sehr hohen Einkommen ( 147a AO).

Ab dem Jahr 2002 (10-Jahres-Frist) müssen insbesondere noch aufbewahrt werden:

Wichtig:

Trotz Zeitablaufs bestehen die Aufbewahrungspflichten aber so lange fort, wie die Unterlagen Bedeutung für Steuern haben, die noch festgesetzt werden können.

Deswegen dürfen einschlägig bedeutsame Unterlagen auf keinen Fall ausgesondert werden, solange bzw. soweit

Auch wenn alles Vorstehende gedanklich abgehakt ist, verbleibt eine Vielzahl von Dokumenten, die dennoch niemals in den Shredder gehören: der Kaufvertrag für das Betriebsgrundstück, der Beleg über die Einzahlung der Stammkapitals einer GmbH, sonstige Urkunden über gesellschaftsrechtliche Vorgänge und so manches mehr.

Unterlagen über die Besteuerung von nicht ausgeschütteten Erträgen ausländischer thesaurierender Investmentfonds müssen bis zur Veranlagung des Jahres aufbewahrt werden, in dem sie verkauft werden. Andernfalls droht die Doppelbesteuerung dieser Erträge, weil die Depotbank im Verkaufsjahr den vollen Veräußerungserlös besteuert. Ohne Nachweise der Vorjahre können dann die zuviel einbehaltenen Steuern nicht vom Finanzamt erstattet werden.

Es ist leider immer zu bedenken, dass unvollständige Unterlagen zu Beweisnot gegenüber Dritten führen und Behörden zur Schätzung von Grundlagen für Steuern oder Beiträge berechtigen können, beides verbunden mit höchst unangenehmen finanziellen Folgen.

Und trotzdem: Der gute Vorsatz "aufzuräumen" gehört umgesetzt. Viel Überflüssiges kann entsorgt werden. Ein bisschen Ordnung zu schaffen, schadet eigentlich nie, und sicherlich wird sich dabei so manches anfinden, das interessant ist - oder vielleicht auch schon längst zu erledigen gewesen wäre?

20.Januar.2012

 

 

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Dr. Karin Richter
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